JYUnity

Kiirettä, stressiä ja kuormitusta. Tällä hetkellä työelämään liittyvässä keskustelussa viitataan toistuvasti työssäjaksamiseen ja uupumiseen. Usein kuitenkin unohdetaan, ettei kyse ole vain yksittäisen työntekijän vahvuudesta tai heikkoudesta vaan laajemmasta ilmiöstä, jossa työpaikan vuorovaikutus korostuu.

Leena Mikkola.

Työyhteisössä viestintä vaikuttaa sekä tuloksellisuuteen että työhyvinvointiin. Vuorovaikutussuhteet määrittävät myös, saako työpaikalla tukea kuormitukseen ja miten mahdollisia ongelmia ratkaistaan.

Näin kertoo Jyväskylän yliopiston viestinnän yliopistonlehtori Leena Mikkola, joka yhdessä kollegansa Maarit Valon kanssa toimitti tuoreen työelämän vuorovaikutusta tarkastelevan Workplace Communication –teoksen.

Kirjassa erilaisista työyhteisön vuorovaikutushaasteista pyritään antamaan mahdollisimman kattava kuvaus: vuorovaikutusta tarkastellaan esimerkiksi johtamisen ja digitaaliseen viestinnän näkökulmista, työssäjaksamista unohtamatta.

Onko yksilön vika, jos työssä ei jaksa?

Usein työpaikkojen ongelmia tarkastellaan yksilötasolla sen sijaan, että hahmotettaisiin kokonaiskuvaa. Helposti kuvitellaan, ettei uupunut työntekijä hallitse työtään tai etteivät kahden työntekijän ”henkilökemiat” vain kohtaa. Näin ei Mikkolan mukaan tulisi ajatella, sillä taustalla on muutakin kuin yksilön henkilökohtaiset piirteet.

– Yksilökeskeisyydestä on aika siirtyä kohti yhteisöllisyyttä, jossa toimivien vuorovaikutussuhteiden merkitystä ei voi liikaa korostaa. Työpaikalla tulisi ymmärtää tuen osoittamisen ja saamisen merkitys sekä opetella tunnistamaan, millaista apua milloinkin tarvitaan. Emotionaalisen tuen myötä työntekijä kokee voivansa purkaa kuormitustaan, mutta usein tietotyössä tarvitaan myös ongelma- ja ratkaisukeskeistä tukea, Mikkola sanoo.

– Työntekijänä kannattaa tarkastella, miten osaa itse pyytää apua ja miten suhtautuu kollegan avunpyyntöön. Muistatko kysyä kuulumisia ja tarjota apuasi, jos huomaat työkaverin näyttävän huolestuneelta?

Johtajan on oltava läsnä

Tuoreessa teoksessa käsitellään myös johtajan ja työntekijöiden välistä vuorovaikutusta. Lähijohtajaa Mikkola muistuttaa sosiaalisen läsnäolon merkityksestä myös teknologiavälitteisessä vuorovaikutuksessa:

– Vuorovaikutussuhteiden rakentaminen ja ylläpitäminen on tärkeää, joten luo tarpeeksi mahdollisuuksia tapaamisille. Tarkista, että ihmiset jaksavat, ja luo jaksamiselle riittävät resurssit. Työntekijät kyllä ratkovat ongelmia, kunhan tähän annetaan keinot.

Muita teoksessa esiin nousevia ohjeita ovat muun muassa luottamuksen rakentaminen ja tiedonhallintaan liittyvien viestintäkäytänteiden tarkastelu. Mikkola muistuttaa, että työn sujuvuuden näkökulmasta on tärkeää, että työntekijöillä on yhteinen käsitys siitä, mitä tehdään ja miksi.

Apua vuorovaikutuksen kehittämiseen

Työpaikan vuorovaikutuksesta on aiemmin julkaistu lähinnä opas- ja konsulttikirjallisuutta, joten tutkimukseen perustuva Workplace Communication on ainutlaatuinen teos kootessaan laaja-alaisesti tieteellistä tietoa vuorovaikutuksesta.

– Kyseessä ei ole kokoelma reseptejä, vaan nimenomaan tutkimuksesta nousevia johtopäätöksiä ja sovelluksia, joita tarkastelemalla lukijan on mahdollista kehittää omia viestintätaitojaan.
Teosta voi hyödyntää esimerkiksi kurssikirjana, mutta ennen kaikkea se on kohdennettu tietotyötä tekeville.

– Tietotyö perustuu viestintään, mutta vuorovaikutusta käsitellään koulutuksessa vain vähän. Usein työntekijät tunnistavat viestinnän ilmiöitä työpaikallaan, mutta heiltä puuttuu malleja ja käsitteitä niiden käsittelyyn. Teoksen luettua voi ymmärtää työpaikan viestintää aika paljon enemmän, Mikkola lupaa.

Leena Mikkolan vinkit, joiden avulla voit ymmärtää työpaikkasi vuorovaikutusta hieman enemmän:

1. Työpaikan vuorovaikutuksen tärkein tehtävä on rakentaa yhteisiä merkityksiä. Jaettua ymmärrystä tarvitaan työn tavoitteiden asettamiseksi ja saavuttamiseksi.
2. Työpaikan viestinnässä ovat samanaikaisesti läsnä tehtävä-, suhde- ja identiteettitavoitteet. Työtehtäviä ratkottaessa rakennamme samalla keskinäisiä suhteita ja työidentiteettejä.
3. Työntekijöiden kategorisointi esimerkiksi taustan tai persoonallisuuden perusteella on yksinkertaistavaa ja vaarallista. Se pikemminkin tuottaa vuorovaikutusongelmia kuin ratkaisee niitä. Tällaisten piirteiden sijaan tulisi pohtia viestintäosaamista.
4. Viestintäkäytänteiden tarkoituksenmukaisuus on olennaista tuloksellisen työn takaamiseksi. Tarkoituksenmukaisuutta tulee tarkastella säännöllisin väliajoin.
5. Työpaikan viestintä toteutuu sekä kasvokkain että digitaalisissa ympäristöissä. Näitä ei pidä arvottaa ja asettaa vastakkain, vaan tärkeämpää on ymmärtää vuorovaikutuksen ominaispiirteitä erilaisissa viestintätilanteissa. Tekoäly ja sosiaaliset robotit ovat nekin osa työpaikan viestintää.

Workplace Communication. Leena Mikkola ja Maarit Valo (toim.), Routledge: 2020. Lisätietoja kirjasta.