Työpaikan sisäisestä sosiaalisesta mediasta toivotaan ratkaisua tiedonkulun ja yhteisöllisyyden ongelmiin. Johdolla on usein idealistisia käsityksiä siitä, mitä somen käyttöönotolla saadaan aikaan. Samaan aikaan työntekijät voivat kokea, ettei sisäinen some ole heidän työssään tarpeellinen väline. Sisäisen sosiaalisen median käyttöönotolle tulisikin olla selkeät tarpeet ja tavoitteet.

-Sellainen sosiaalisuuden trendi on menossa. Johto haluaa, että työntekijät jakavat tietoa ja ottavat vastuuta viestinnästä, toteaa viestinnän professori Anu Sivunen, joka tutkii organisaatioiden sisäistä sosiaalista mediaa. Viime vuodet Sivunen on tutkinut sisäisen sosiaalisen median käyttöönottoa EntNet-tutkimushankkeessa.

Hankkeessa seurattiin Google+ -pohjaisen sosiaalisen median yhteisön käyttöönottoa Yleisradiossa. Alustan sisällä työntekijät muodostavat erilaisia työryhmiä ja yhteisöjä, ja sen kautta voi myös esimerkiksi jakaa ja muokata tiedostoja sekä lähettää viestejä, jotka ovat koko organisaation nähtävillä.

Ei mitään kissavideoita?

Työntekijöille oli hankkeen käynnistyessä hieman epäselvää, mihin sosiaalista mediaa kuuluisi työpaikan kontekstissa käyttää. Hämmennystä voi aiheuttaa se, että some tulee työpaikalle usein intranetin korvaajaksi. Siksi sen oletetaan toimivan samoin: sieltä löytyy kaikki tärkeä tieto, mutta kahvitauoista ja harrastuksista keskustelu taas ei sinne kuulu.

-Sosiaalista mediaa on totuttu vapaa-ajalla pitämään ystävien verkostoitumispaikkana. Jos sitä ei työpaikalla selvästi sellaiseksi lanseerata, niin siitä tulee työntekijöille helposti sellainen olo, että en mä nyt töissäni mitään kissavideoita jaa, Sivunen sanoo.

Vaikka viestinnällisyydestä ja jakamisesta puhutaan paljon, kaikilla työntekijöillä ei ole samanlaista tarvetta esimerkiksi verkostojen rakentamiselle tai ylläpitämiselle. Olisikin tärkeää, että uuden alustan käyttöönotolle on aito tarve. Samalla pitäisi tarkkaan miettiä, mitä sosiaalisella medialla halutaan saada työpaikalla aikaan.

 

Tyypillisiä tavoitteita sisäisen sosiaalisen median käyttöönotolle ovat esimerkiksi suhteiden ja vuorovaikutuksen vahvistaminen tai asiantuntijoiden ja tiedon tuominen helpommin saataville. Erilaiset tavoitteet vaativat myös erilaiset kanavat ja tavat kommunikoida.

– Jos halutaan, että kaikki saavat enemmän tietoa, mutta toisaalta luovat suhteita ja tutustuvat toisiinsa, ne ovat aika hajanaisia tavoitteita. Alustan käyttöönotossa tarvitaan pelisääntöjä ja toimintakulttuurin luomista: mihin tätä käytetään ja miksi tästä on hyötyä, Sivunen kiteyttää.

PARIS-hanke tutkii globaaleja tiimejä ja sosiaalisen median luomia jännitteitä

Sivunen johtaa myös tänä syksynä alkanutta, Suomen Akatemian rahoittamaa hanketta Paradoksit ja jännitteet työntekijöiden tiedon jakamisessa sosiaalisessa mediassa (PARIS). Hankkeessa tutkitaan sitä, miten työntekijät jakavat tietoa eri sosiaalisen medioiden alustojen välityksellä kahdessa globaalissa organisaatiossa.

Tutkimusryhmä on kiinnostunut siitä, millaisia vaikutuksia sisäisen sosiaalisen median käyttöönotolla on silloin, kun organisaation tiimit ovat levittäytyneet ympäri maailmaa. Lisäksi tutkimukseen halutaan sisällyttää työpaikan ulkopuolinen somen käyttö.

-Millaista sisältöä jaetaan julkisesti ja millaista organisaation sisällä? Työn ja muun elämän rajat, henkilöbrändi tai vaikutelmanhallinta sosiaalisessa mediassa ja näistä syntyvät jännitteet kiinnostavat.

Sivunen haluaisi myös selvittää, voidaanko sosiaalisen median avulla ehkäistä virhepäätelmiä ja väärinkäsityksiä silloin, kun kollegat eivät työskentele fyysisesti samassa paikassa. Sosiaalinen media voisi lisätä tietoa esimerkiksi toisten saavutettavuudesta.

-Jos joku ei vastaa sähköpostiin, niin helposti tehdään vielä vääriä tulkintoja siitä, että joku on laiska tai ei vastuullisesti hoida asioitaan, koska hänestä ei kuulu mitään. Kasvokkain samaa virhepäätelmää ei välttämättä tekisi, koska näkisi toisen olevan kiireinen. Somen kautta voisi ehkä tehdä näkyvämmäksi sitä omaa toimintaa, vaikkapa laittamalla statuspäivityksen ”loppupäivä seminaarissa”. Näin se, että sinusta ei kuulu mitään loppupäivänä ei tarkoita sitä, että et tee asiaa, vaan että sinulla on sillä hetkellä jotain muuta menoa, Sivunen selittää.

Tällainen tietoisuus muiden työstä voisi auttaa globaaleja tiimejä ja organisaatioita toimimaan entistä tehokkaammin.